ビジネス向けLINE「LINE WORKS」の導入について
本日は、２０２１年５月より、本部ＰＴＡ各委員会、後援会、育英会の役員間の情報共有・コミュニケーションツールとして導入したビジネス向けLINE「LINE WORKS」についてご紹介します。
LINE WORKSとは？導入の背景
先日のアンケートでも９８.２%が日常的にLINEを使用していると回答していましたが、役員の引継ぎをする中で、どの委員会・団体も連絡方法としてLINEを使用していました。ただ、LINEは：
- 名前の表示をニックネームにしている人が多く、誰がどの団体の役員かわからない
- タイムラインや写真などプライベートな情報もある程度共有される
- 話題ごとにまとめる機能が弱く、過去のやり取りが確認しにくい
- ともだち追加が必要（半永久的につながりが続く）
など、プライベート向きで、役員活動を行うためのツールとしては限界があると感じられました。
LINE WORKSはこれらの点がカバーでき、ＰＴＡ役員間で使われている例が多く見られたので、令和３年度ＰＴＡ本部役員を中心にテスト運用を開始し、４月にはその他の委員会・団体役員にも声をかけ、４０名弱で検証していました。
４月末の令和３年度ＰＴＡ本部発足直後にテスト運用参加者にアンケートを実施したところ
- 導入賛成 ＝６１.１％
- どちらでもよい（本部にまかせる）＝３３.３％
- 反対 ＝０％
という結果が出ましたので、正式運用を決定しました。
LINE WORKSの特徴
LINE WORKSの特徴としてＰＴＡ向きと考えられていたものは、アンケートでも高く評価されました。
- 通常のラインはプライベート用、LINE WORKSはＰＴＡ用と使い分けられる ＝６９.４％
- 通常のLINEと機能がほぼ似ている（慣れるのにあまり時間がかからないと期待）＝５２.８%
- ともだち追加が必要ない（ログインすれば他の役員とコミュニケーションが可能）＝ ６１.１%
「使ってみた感想」は半数以上がまだ使い方に慣れないとしながらも
- 役員はとても便利になると思う ＝２７.８%
- ＰＴＡ役員間で使用するのに適していると思う ＝３０.６%
との回答が得られました。
LINE WORKS画面サンプル
左：ホーム画面
掲示板機能があり、役員のマニュアル、学校の時間割表や年間予定表なども保管していて、常時確認できます。文書の発行・配布やアンケート実施のお知らせ等もここに表示することができます。
中央：トークルーム
ＰＴＡ本部は各委員会・団体とトークルームを作成しており、ここで報告・連絡・提案・相談等を行っています。トークの中でさらに話題ごとにノート（トークルームと同等の機能あり）を作成しやりとりを管理できるので、複数の話題を同時に進めても、あとで振り返ることが容易です。（通常のLINEでは難しい部分です）
右：アドレス帳
参加者は組織に紐づけてアドレス帳に登録されています。委員長や書記など、内容に応じて相手を選び、直接連絡を取ることも可能です。
直近の活用事例（定例会）
先日の定例会では、レジュメや配布資料を「本部＆定例会出席者」のトークに事前に投稿し、目を通していただくようにしました。
また、出席者の氏名の確認などもLINE WORKS上で行いました。これまで印刷配布でしか通知できなかったことが、即時一斉に通知できるようになり、タイムラグや印刷の手間などが解消できていると思われます。
ＰＴＡ専用のLINEということで、本部・各委員会・団体間でコミュニケーションが取りやすく、気軽に連絡や相談ができる環境になりつつあるとも感じます。
スマートフォン・LINEを使用していない方の場合について
今年度はスマートフォン・LINEを使用していない役員さんがいらっしゃいますが、お友達の役員さんや本部役員が都度メールでサポートしていくことになりました。
来年役員を引き受けてくださる方々には、引継ぎ時にLINE WORKSに参加していただく予定ですが、スマートフォン・LINEを使用していない方でも本部や同じ委員会の方々と協力してサポートしていける見込みです。
ちなみに、LINE WORKSはスマホをお持ちでない方でも、PCやタブレットをお持ちであれば、ブラウザからログインして使用いただくことが可能です。
今後について
今後は、活用方法を本部以外の委員会・団体にも広めながら定着していくことを目指します。ブログの活用、ペーパーレス化、そしてこのLINE WORKSの導入により、役員の負担が軽減され、役員を引き受けることが苦にならず、気軽に「来年やってみようかな」と思えるようになればと期待しています。