清進小学校PTAブログ

書記の役割は、総会や定例会の議事を記録したり、規約やPTA文書の原本を作成・発行したりすることです。PTAでノートPCを1台所有し、ふれあいルームに保管していますが、感染拡大防止の為、校内での作業を自粛する動きが続いております。ご自宅にPCをお持ちの方が活動しやすい現状です。 ■主に作成・管理する資料 ・総会ニュース、新本部発足のお知らせ ・定例会レジュメ、定例会ニュース ・新入生保護者説明会資料（前年度配布資料の更新） ・PTA総会資料（招集通知、議案、決議書類） ・PTA規約 ■今年度の活動 ・4校連絡会用プレゼン資料の作成 ・各種保護者アンケートの作成 ・PTA規約改正案作成（予定） ■今年度書記より 主にWordやExcelを使って、PTA本部から保護者向けに配布している名札や書面を作らせて頂いています。 書記は、二人体制で今年度は活動しているため、家庭の事情や仕事で忙しい等は、動きやすい方が担当したり、モノによっては、構成やレイアウトを考えるのが好きな方が担当したり、Excel入力をできる方が担当したり、その都度、調整しあって活動しています。 ■前年度書記アンケート 令和２年度書記のお二人に聞きました。 Q:　担当した役職について簡単に紹介してください。  PTAへ向けての書類作成をする仕事 決まった事を書面にまとめる Q：担当した役職について、最も忙しい時期や行事、重要な作業や役割など教えてください。  役員決めの時期とPTA総会の時期が忙しいです。 役員決め Q：仕事を進めるうえで、わからないことがあった時や、迷った時はどうしましたか？ 前年度の役員に確認しました。 皆に相談する Q：担当した役職にはどんな人が向いていると思いますか。 臨機応変に動ける人  WordとExcelが使えた方がいいです Q：できればやってみたかった、今後PTA本部でできるとよさそうと思う活動や見直しがあれば教えてください。  今のところ考えつかないです そもそも活動自体が少なかったので、もっと子供たちと関わる行事に参加したかった ーーーー PTA本部、及び他の役職についての紹介は以下のページをご覧ください↓ ［仕事紹介］PTA本部 ［仕事紹介］本部：会長の仕事 ［仕事紹介］本部：副会長の仕事 ［仕事紹介］本部：会計の仕事

会計の役割は、PTAの予算・財産を管理し、会計処理を行い、決算報告・次年度予算案を作成することです。 ■主な作業 ・PTA会費の集金（案内通知作成、集金作業主導、集計） ・会費の入出金（退出・転入対応、PTA経費精算） ・備品購入（コピー用紙、文房具等） ・通帳、口座の管理 ・年度末決算報告作成 ・次年度予算案作成 ※会計を務めた方には、可能な限り次年度の会計監査員を引き受けていただきたいとお願いしています。難しい場合は、副会長または過去の会計経験者にお声掛けしています。 ■今年度会計より 会計の主な仕事は、会費の管理です。銀行に行くことが多いのですが、会計二人で必ず行かないといけません。活動できる時間帯が合う方とペアを組むと、やりやすいと思います。 会計は2人ですが、前役員や本部役員に相談もできるので安心してできています😊  ■前年度会計アンケート 令和２年度会計のお二人に聞きました。 Q:　担当した役職について簡単に紹介してください。  お金の管理 会費の管理、備品の買い出し Q：担当した役職について、最も忙しい時期や行事、重要な作業や役割など教えてください。  集金日 PTA 会費の集金(通常6月)&管理(銀行でのお金の出し入れ) 家庭数の把握 在庫管理&買い出し お金の精算 Q：仕事を進めるうえで、わからないことがあった時や、迷った時はどうしましたか？   前会計さんに聞く&本部に相談 前年度役員さん、本部内、学校に相談 Q：担当した役職にはどんな人が向いていると思いますか。 丁寧・まじめ お金を扱うことに抵抗が無い人であれば誰でも Q：できればやってみたかった、今後PTA本部でできるとよさそうと思う活動や見直しがあれば教えてください。 過去の保管書類等をもう少し整理してわかりやすくしてもよかったと思う。 各役員の縦の繋がりはあるように感じましたが、他の役員の仕事や役割は把握する事は難しかったように感じてました。その点が気になってましたが、LINEワークス等で改善されてる事もあり良かったと感じてます。 ーーーー PTA本部、及び他の役職についての紹介は以下のページをご覧ください↓ ［仕事紹介］PTA本部 ［仕事紹介］本部：会長の仕事 ［仕事紹介］本部：副会長の仕事 ［仕事紹介］本部：書記の仕事

副会長の役割は会長の補佐です。恒例行事の準備やそのための学校との打ち合わせ、PTA活動の改善策の検討や対外活動への参加などを、会長と共に、時には本部の中心となって対応します。今年の副会長は５名、各自ができるときにできることを分担しています。 ■主な活動 ・定例会業務（日時の設定、参加者への通知、資料作成など） ・運動会対応の準備（学校との打ち合わせ、手順作成など） ・次年度本部役員選考への協力（選考委員に協力し、候補者からの相談対応などを予定） ・専門委員選考の実施（令和元年度までは４月の参観日に、２年度からはオンライン選考） ・対外活動への参加（せいしんネット、青少年を守る会など） ・翌年のPTA総会の企画、議案作成 ■今年度の活動 ・オンライン・ペーパーレス化推進に関する検討 ・ふれあいルームの使い方等役員活動の見直し、改善の検討 ・4校連絡会の企画（今年度は幹事校のため会長と共に対応） ■今年度副会長より 役員になる前は「副会長は会長の補佐であり、何かあったときの会長の代理を務める役職」というイメージだったので、なぜ清進のPTAは副会長が5人も6人もいるのだろう？と不思議に思っていました。実際に動き出してわかったことは、副会長は「なんでも屋さん」だったということです。その時々で必要なことを分担してやっていくわけですが、私の場合は結果として今「ペーパーレス・オンライン化」の業務を担当しています。その他のことも必要があれば役員間でサポートし合って活動しています。 下の子がいながらだと集まりにはちゃんと参加できるのか、務めていいのだろうかと思っていました。実際、集まりには皆勤賞というわけにはいきませんが、会長が副は一緒に考えてくれる人だと言っていたのを聞いて、少し肩の荷が降りた気がします。 特にPTA活動の中で役立つスキルはありませんが、少しでも本部の力になれればいいなと思っています^_^ 副会長ですが、自分は平日の日中はほとんど参加できないので、その分（と言ってはぜんぜん足りないですが・・・）夜に行われることが多いせいしんネットや青少年を守る会などの対外活動会議への出席や実際の行事への参加（このような社会状況なので中止も多く、今後の見通しも不明です）を何となく担当させてもらっています。皆それぞれに活動できる時間やスキルに違いがあり、多人数体制のチームの一員としてで

会長は清進小PTAの代表者として、本部・各委員会の会務を総括します。また、所沢市PTA連合会の会議や活動に参加するなどの対外的対応も担います。 ■校外活動 その１：所沢市PTA連合会（市P連）の活動 清進小は市P連に加入しており、保護者のみなさんは市P連の会員です。会長はみなさんの代表として、校長と共に市P連総会等会合に出席したり、会長研修（任意）等に参加します。今年はオンライン（Zoom）での参加が可能になっています。 清進小は向陽中、所沢中、北小、所沢小等と同じ中央ブロックに所属しており、会長はブロック内でも地域の審議会等委員を担当します。今年の会長は「犯罪被害者支援推進協議会」を担当しています。 PTA連合会については下記をご覧ください。 所沢市PTA連合会（ https://tokorozawa-pta.jp/ ） その２：せいしんネット けやき台町会長、卒業生保護者等地域の方が主導してくださっているせいしんネットの活動に協力・参加します。せいしんネットについては下記の記事もご覧ください。 ［活動報告：副会長］５年生キャンプファイヤー（せいしんネット）（ https://seishinpta.blogspot.com/2021/06/blog-post_29.html ） その３：他校交流 市P連中央ブロック所属校の会長、4校連絡会参加校の会長とLINEでつながり、情報交換等交流を図ります。向陽中、所沢中の卒業式・入学式には副会長と分担して参列します。（昨年は自粛） ■本部（校内）活動 ・PTA全体（本部・各委員会）の活動全般とりまとめ ・PTA発行文書の最終チェック （PTA発行文書には市P連の総合保障制度との関係で会長名が記載されます。本部書記や各委員会作成の文書を、学校チェックに出す前に確認します。） ・校長、教頭とのコミュニケーション （意見を求められて述べたり、課題解決のご提案をしたりします） ・各委員会、関係団体とのコミュニケーション （LINE WORKSを活用し、諸連絡や相談、意見交換等をしています） ・くすのき学級運営委員長兼務 （開講式・閉講式に出席、学級運営は文化委員にお任せしています。） ■今年度会長より 清進小では初めての女性会長のようですが、夜間の対外活動や調べ物などは男性役員にも分担していただき、日中の活動を主にしています。 副

まもなく令和4年度PTA役員の募集が始まります。PTAブログでは、本部としての仕事、そして役職ごとの仕事を前年度役員のアンケート回答を交えて順にご紹介していきますので、ぜひご覧ください。今回は本部の仕事をご紹介します。 清進小PTAの役員（会長、副会長、書記、会計）は、「本部」「本部役員」と呼ばれています。 ■主な活動 （選考から着任まで） ・前年度2学期中に内定 ・前年度3学期に引継ぎ（1月）、引継ぎを兼ねた打ち合わせや作業への参加（任意） ・新年度1学期（4月末）のPTA定期総会承認を経て着任［ *1 ］ （着任後） ・5月：定例会の準備、開催［ *2 ］ ・6月：４校連絡会の準備・開催［ *3 ］ ・9月：運動会対応準備（学校の要請を受けて受付やパトロール等を担当する予定） ・10月：次年度本部役員選考への協力（選考委員の要請を受けて候補者からの質問対応など） ・12～1月：新入生保護者説明会の準備（説明会で配布するPTA紹介資料の作成、2月初旬開催） ・1～2月：次年度役員への引継ぎ、専門委員選考［ *4 ］、4校連絡会の準備（2月末開催） ・2 ～3月：定例会の準備・開催（会議資料作成、3月上旬開催） ・3 ～4月：PTA定期総会の準備（議案作成、開催方法決定、4月末開催） *1 ：PTA定期総会 前年度の活動・予算の報告、新年度の活動方針・予算案・役員選任の審議、承認を行います。令和2、3年度はオンラインで議案承認を行っています。 *2 ：定例会 PTA本部と各委員会、後援会、育成会、せいしんネットの代表者が集まって活動報告等を行っています。令和3年度は5月に開催、次は3月の計2回の予定です。 *3 ：４校連絡会 向陽中と、向陽中学校区の北小、西富小、清進小の計４校の情報交換及び親睦を図る会合が年2回開催されています。毎年交代で幹事（企画）を担当します。昨年は開催されず、今年度は清進小幹事のもと、文書による情報交換を実施、オンラインでの交流を検討中です。 *4 ：専門委員選考 令和3年度の選考委員は、前年度の3学期中にオンラインで選考しました。（令和2年度は活動が見込めず選出見送り。元年度までは4月の参観・懇談会で選考を行っていました。）令和4年度も同時期にオンラインでの選考を予定しています。 ■その他の取り組み ・学校の要請に応じ、学校行事や児童のため