［仕事紹介］本部：書記の仕事
書記の仕事は、総会や定例会の議事の記録、規約やPTA文書の原本を作成・発行したりすることです。役員は日中仕事をしている人も多く、また新型コロナウィルス感染防止予防のために導入されたLINE WORKSやZoomを活用しているため、学校で文書を作成することはほとんどありません。ふれあいルームにPTA本部が所有するノートPCがありますが、各役員とも家庭にある自分用のPCを利用しています。
■主に作成・管理する資料
- PTA総会資料（招集通知、議案、決議書類）
- 総会ニュース、新本部発足のお知らせ
- 定例会レジュメ、案内文書、座席表、定例会ニュース
- PTAのしおり（新入生保護者説明会資料）
- PTA規約・個人情報保護マニュアル
- 名札作成（新1年生用・転入生用など）
- 役員・委員名札作成
- その他配布文書作成
■令和５年度の活動
- 定例会資料作成
- コドモン配信
- 作業マニュアル（ふれあいルーム見取り図他）
- PTAのしおり作成
今年度の本部は女性3名の書記をおき、主に2名がコドモン配信を担当しています。LINE WORKSやコドモンの導入により、学校での印刷作業がほぼなくなり、自宅でできることがほとんどなので、仕事の有無に関係なく、引き受けやすい役職です。
パソコン操作や文書作成に慣れている方、自信はなくてもご興味のある方にはぜひご検討いただきたい役職です。
■令和５年度書記より
はじめは役員の仕事もLINE WORKSの使い方もわからず、自分に務まるのか不安でしたが、他の役員さんと協力しながら進めています。文書や資料の作成は、データがあるので難しい作業ではありません。自分の空き時間にできますし、他の書記の方と分担してやるので、それほど負担には感じませんでした。コドモンの配信は、ブログ配信との関係から会長、副会長のブログ担当、書記のコドモン配信担当とで連携して作業を行っています。小さいお子さんがいたり、仕事をされている方も多く、無理せずみんなで協力して活動していきましょうという雰囲気が、いいなと思います。
アフターコロナで様々な行事が復活していく中でも、仕事の簡略化、業務標準化など検討し、誰もが参加しやすい活動にしていきたいと思います。
■令和４年度書記アンケート
Q: 書記は一言で表現するとどんな役割と言えるでしょう？
A:
- 文書の作成、コドモン配信
- 書いて・送信するだけでOK
- 他の方も仰ってましたが、会社組織で言う所の庶務課です。
Q: 具体的に担当した仕事、忙しかった時期、心がけたことなど教えてください。
A:
- 文書の作成を担当しました。新役員が動き出す5月、PTAのしおりを作成した１月、引き継ぎ資料を作成した3月が忙しかったかなと思います。配布する文書は、会長さんや他の役員さんの確認作業が入るので、年間の流れを見て、早め早めに動ければ良かったと思います。(会長さんに頼ってしまう部分が多かったので)
- 忙しかった時期：年末で忙しい時期には、他の役員さんに手伝って貰ったので特にありませんでした。心がけていた事：1.配信をすぐして欲しいと言う時になるべく希望通りに対応する事。2.配信文のフォントや読み易さ
- PTA総会資料、総会ニュース作成、定例会資料作成、運動会関連資料作成、その他配布文書作成 などを担当。忙しかった時期は、5月・9月・1～4月。心がけたことは、同じ書記メンバー間で連絡を密に取り合い、役割分担と協力をし合うことです。
Q: どういう人が向いていると思いますか？
A:
- パソコン作業が苦じゃない方
- 自分で文章を作る事もないです。パソコンで買い物をするような人であれば誰でも出来ると思います。
- 他の方をサポートするのが好きな方や、細やかな気遣いの出来る方が向いていると思います。
★ PTA本部、及び他の役職についてのご紹介もぜひご覧ください。
［仕事紹介］PTA本部の仕事
［仕事紹介］本部：会長の仕事
［仕事紹介］本部：副会長の仕事
［仕事紹介］本部：会計の仕事