［仕事紹介］本部：書記
書記の役割は、総会や定例会の議事を記録したり、規約やPTA文書の原本を作成・発行したりすることです。PTAでノートPCを1台所有し、ふれあいルームに保管していますが、感染拡大防止の為、校内での作業を自粛する動きが続いております。ご自宅にPCをお持ちの方が活動しやすい現状です。
■主に作成・管理する資料
- PTA総会資料（招集通知、議案、決議書類）
- 総会ニュース、新本部発足のお知らせ
- 定例会レジュメ、案内文書、座席表、定例会定例会ニュース
- PTAのしおり（新入生保護者説明会資料）
- PTA規約
- 役員・委員名札作成
- その他配布文書作成
■今年度の活動
- 定例会資料作成
- コドモン配信
- 作業マニュアル（ふれあいルーム見取り図他）
- PTAのしおり作成
今年度の本部は男性１名、女性２名、計３名の書記をおき、１名がコドモン配信を担当しています。LINEWORKSやコドモンの導入により、学校での印刷作業がほぼなくなり、自宅でできることがほとんどなので、仕事の有無や男女関係なく、引き受けやすい役職になってきています。
パソコン操作や文書作成に慣れている方、自信はなくてもご興味のある方にはぜひご検討いただきたい役職です。
■今年度書記より
はじめは役員の仕事もLINEWORKSの使い方もわからず、自分に務まるのか不安でしたが、他の役員さんにいろいろ教えて頂きサポートしてもらい、そんな不安はすぐになくなりました。書記の仕事である文書や資料の作成は、データがあるので難しい作業ではありません。家で自分の空き時間にできますし、他の書記の方と分担してやるので、それほど負担には感じませんでした。コドモンの配信は、そちらの分野に得意な方がいらっしゃったので、うまく役割分担できてよかったです。小さいお子さんがいたり仕事をされている方も多く、無理せずみんなで協力して活動していきましょうという雰囲気が、いいなと思います。
■前年度書記アンケート
Q: 「書記」は一言でいうとどんな役割と言えるでしょう？
- 庶務
- 縁の下の力持ち…でしょうか。
Q：具体的に担当した仕事、忙しかった時期、心がけたことなど教えてください。
- 役員選考・新入生保護者説明会・PTA総会。
客観視することと正確さ。 - 様々な書面作成を手掛けましたが、もう一人の役員の方と相談し、分担していました。特に忙しかったのは、5月、1月～4月。書面配布時期を考え、作業漏れがないように心がけていました。
Q：「書記」にはどんな人が向いていると思いますか。
- 臨機応変な対応ができる人。
- PC操作が好きな方。また細かい作業が好きな方も向いていると思います。
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